Nomor sertifikat tanah: empat nomor berbeda dan cara membacanya

Empat nomor dalam satu dokumen

Kebingungan soal nomor sertifikat tanah muncul karena satu dokumen memuat beberapa deret angka sekaligus, dan tidak satu pun diberi label "nomor sertifikat". Yang ada adalah nomor hak, nomor buku tanah, Nomor Identifikasi Bidang Tanah, dan nomor surat ukur. Masing-masing dibuat untuk keperluan berbeda oleh Kantor Pertanahan.

Akar strukturnya ada di Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997. Pasal 33 ayat (1) menyebut Kantor Pertanahan menyelenggarakan tata usaha pendaftaran tanah dalam daftar umum yang terdiri dari peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, buku tanah, dan daftar nama. Nomor-nomor yang kamu lihat di sertifikat adalah kunci yang menghubungkan dokumen di tanganmu ke daftar-daftar itu.

Sertifikat sendiri, menurut Pasal 178 ayat (3) Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997, dibuat dengan cara yang sama seperti pembuatan buku tanah. Itu sebabnya nomor yang muncul di sertifikat adalah cerminan nomor di buku tanah yang disimpan Kantor Pertanahan.

Nomor hak dan cara penomorannya

Nomor hak adalah nomor urut yang diberikan kepada satu hak atas tanah saat hak itu dibukukan. Pasal 162 Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 menyatakan untuk setiap hak atas tanah, Hak Pengelolaan, Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, Hak Tanggungan, dan tanah wakaf dibuatkan satu buku tanah. Satu hak, satu buku tanah, satu nomor hak.

Nomor itu tidak berjalan secara nasional. Pasal 169 ayat (1) menyatakan buku tanah Hak Milik, Hak Guna Bangunan, Hak Pakai, Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, dan tanah wakaf disusun menurut jenis hak dengan satuan wilayah desa atau kelurahan. Ayat (2) menyatakan buku tanah Hak Pengelolaan dan Hak Guna Usaha disusun menurut jenis hak dengan satuan wilayah kabupaten atau kotamadya.

Konsekuensinya penting: Hak Milik Nomor 1234 di satu kelurahan dan Hak Milik Nomor 1234 di kelurahan sebelah adalah dua bidang yang sama sekali berbeda. Nomor hak tanpa keterangan jenis hak dan wilayah tidak berarti apa-apa. Itu juga alasan kenapa dua tanah yang bersebelahan bisa punya nomor hak yang jauh berbeda kalau kebetulan berada di dua kelurahan.

Ada dua kejadian yang sering disalahpahami sebagai pergantian nomor hak. Pertama, perpanjangan jangka waktu. Pasal 130 ayat (2) menyatakan dalam mendaftar perpanjangan jangka waktu hak tidak diadakan perubahan nomor hak. Jadi Hak Guna Bangunan yang diperpanjang tetap memakai nomor lama, perpanjangannya dicatat di halaman perubahan. Kedua, pemisahan bidang. Pasal 134 ayat (5) menyatakan dalam pendaftaran pemisahan bidang tanah, surat ukur, buku tanah, dan sertifikat lama tetap berlaku untuk bidang semula setelah dikurangi bidang yang dipisahkan, dan pada nomor surat ukur serta nomor haknya ditambahkan kata "sisa" dengan tinta merah. Kata "sisa" yang tertulis merah di dokumenmu bukan cacat, melainkan penanda resmi.

Jenis hak yang menyertai nomor itu sendiri menentukan banyak hal, mulai dari jangka waktu sampai kelayakan agunan. Perbedaan antar jenis hak dibahas terpisah di panduan SHM adalah.

Nomor buku tanah 14 digit

Ini deret angka panjang yang sering dikira "nomor sertifikat" karena bentuknya paling menyerupai nomor seri. Susunannya diatur Pasal 164 ayat (2) Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997, sebagai bagian dari isian halaman 1 buku tanah.

Delapan digit pertama adalah alamat administratif, satu digit berikutnya menyatakan jenis haknya, dan lima digit terakhir adalah nomor hak yang tadi dibahas. Dengan kata lain, nomor buku tanah adalah nomor hak yang sudah dilengkapi konteks wilayah dan jenis hak, semuanya dalam satu deret. Itulah kenapa nomor ini bisa berdiri sendiri tanpa penjelasan tambahan, sementara nomor hak tidak bisa.

Halaman 1 buku tanah tidak hanya memuat deret itu. Pasal 164 ayat (2) juga mewajibkan pencantuman jenis hak dan nomor haknya, provinsi, kabupaten atau kotamadya, kecamatan, desa atau kelurahan, nama Kantor Pertanahan kabupaten atau kotamadya yang bersangkutan, serta nomor urut dalam daftar isian 208 dan 307.

NIB, penanda unik satu bidang tanah

NIB adalah satu-satunya nomor di sertifikatmu yang benar-benar unik secara nasional. Pasal 1 angka 7 Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 mendefinisikannya sebagai tanda pengenal khusus yang diberikan untuk bidang tanah, bersifat unik atau tunggal untuk setiap bidang tanah di seluruh Indonesia.

Susunannya sudah berubah. Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 16 Tahun 2021 yang berlaku sejak 23 Agustus 2021 mengubah Pasal 23 tersebut. Menurut ayat (2) versi baru, NIB terdiri dari 14 digit: 2 digit pertama kode provinsi, 2 digit berikutnya kode kabupaten atau kota, 9 digit berikutnya nomor bidang tanah, dan 1 digit terakhir kode bidang tanah yang menunjukkan apakah bidang itu berada di permukaan, di ruang atas tanah, di ruang bawah tanah, merupakan satuan rumah susun, atau merupakan hak di atas hak untuk masing-masing posisi tersebut.

Versi asli Pasal 23 ayat (2) menyusun NIB dari 13 digit, yaitu 8 digit pertama untuk kode provinsi, kabupaten, kecamatan, dan kelurahan atau desa, lalu 5 digit terakhir untuk nomor bidang tanah. Kalau sertifikatmu terbit sebelum Agustus 2021 dan NIB-nya 13 digit, itu normal.

Dua ketentuan lain pada Pasal 23 versi baru layak dicatat. Ayat (3) menyatakan NIB merupakan nomor referensi yang digunakan dalam setiap tahap kegiatan pendaftaran tanah. Ayat (4) menyatakan bidang tanah yang sudah punya NIB di-plotting ke dalam peta pendaftaran. Karena itu NIB adalah nomor yang paling berguna saat kamu ingin mencocokkan dokumen dengan posisi bidang di peta, bukan nomor hak.

Nomor surat ukur

Surat ukur adalah lembar yang menggambarkan bidang tanahmu. Pasal 156 ayat (1) menyatakan untuk keperluan pendaftaran hak, setiap bidang tanah yang sudah dipetakan dalam peta pendaftaran dibuatkan surat ukur. Ayat (3) menyatakan surat ukur dibuat satu lembar dan untuk keperluan penerbitan sertifikat dibuatkan salinannya. Salinan itulah yang menempel di sertifikatmu.

Penomorannya berbeda sendiri. Pasal 158 menyatakan nomor surat ukur terdiri dari nomor menurut urutan waktu dibuatnya untuk masing-masing desa, nama desa letak tanah, dan tahun pembuatannya, yang dipisahkan dengan garis miring. Jadi bentuknya bukan deret angka murni, melainkan gabungan angka, nama, dan tahun. Kalau di dokumenmu tertulis sesuatu seperti 00123/Caturtunggal/2019, itulah nomor surat ukur, bukan nomor hak.

Perhatikan implikasi tahunnya. Tahun pada nomor surat ukur adalah tahun pengukuran atau pembuatan surat ukur, bukan tahun penerbitan sertifikat dan bukan tahun kamu membeli tanahnya. Selisih beberapa tahun antara tahun di nomor surat ukur dan tanggal penerbitan sertifikat adalah hal biasa.

Pasal 160 ayat (2) menyebut daftar surat ukur di Kantor Pertanahan memuat data nomor surat ukur, tanggal penerbitan, luas bidang, NIB, nomor peta pendaftaran dan nomor kotaknya, letak tanah, nomor gambar ukur, serta keterangan. Daftar itulah yang dipakai petugas untuk menelusuri kembali pengukuran aslinya kalau luas di sertifikatmu dipersoalkan.

Nomor pada sertifikat elektronik

Sertipikat Elektronik atau Sertipikat-el memakai kumpulan nomor yang sebagian sama dan sebagian baru. Rinciannya ada di Lampiran I Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah, yang berlaku sejak 20 Juni 2023.

Yang tetap ada: jenis hak beserta nomornya, dan isian Nomor Identifikasi Bidang. Keduanya masuk daftar unsur wajib pada halaman pertama Sertipikat-el.

Yang baru ada tiga. Pertama, kode Sertipikat-el, yang menurut Lampiran I angka 3 adalah nomor yang dihasilkan oleh sistem secara acak. Kedua, nomor kode blanko, yang menurut angka 12 merupakan nomor yang melekat pada cetakan blanko. Ketiga, catatan pada Lampiran I menyatakan bahwa untuk mencegah pemalsuan atas hasil cetak Sertipikat-el, halaman pertama Sertipikat-el mempunyai nomor seri blanko yang tercatat dalam sistem elektronik.

Nomor kode blanko dan nomor seri blanko melekat pada lembar cetakan, bukan pada haknya. Artinya kalau kamu mencetak ulang, deret itu bisa berbeda sementara nomor hak dan NIB tetap. Jangan memakainya sebagai identitas tanah. Pembahasan bentuk dokumen elektroniknya secara utuh ada di panduan sertifikat tanah elektronik, sedangkan peta perubahan aturannya ada di sertifikat tanah terbaru.

Kesalahan membaca nomor yang berbahaya saat transaksi

Menyebut nomor hak tanpa jenis hak dan wilayah. Karena penomoran berjalan per jenis hak per desa atau kelurahan sesuai Pasal 169, angka telanjang seperti "1234" bisa menunjuk puluhan bidang berbeda. Pengecekan yang dikirim dengan data setengah begini akan kembali dengan hasil yang salah atau tidak ditemukan.

Mengira nomor buku tanah adalah NIB. Keduanya sama-sama 14 digit setelah perubahan 2021, dan itu memang membingungkan. Bedanya, nomor buku tanah memuat kode kecamatan, kode kelurahan, dan kode jenis hak, sedangkan NIB hanya memuat kode provinsi, kode kabupaten atau kota, nomor bidang, dan satu digit kode letak bidang. Kalau digit ke-5 sampai ke-8 terlihat seperti kode wilayah kecil, kemungkinan besar itu nomor buku tanah.

Membaca tahun pada nomor surat ukur sebagai tanggal terbit sertifikat. Sudah dijelaskan di atas: itu tahun pembuatan surat ukur.

Mengabaikan kata "sisa" berwarna merah. Kata itu berarti bidangmu adalah sisa dari pemisahan, dan luas yang berlaku adalah luas setelah dikurangi bidang yang dipisahkan. Membeli dengan asumsi luas asli adalah kesalahan mahal.

Berhenti pada pencocokan nomor. Nomor yang cocok tidak membuktikan tanah bebas sengketa atau bebas hak tanggungan. Pasal 32 ayat (1) PP Nomor 24 Tahun 1997 menegaskan kekuatan pembuktian sertifikat berlaku sepanjang data fisik dan data yuridisnya sesuai dengan data pada surat ukur dan buku tanah yang bersangkutan. Karena itu pengecekan ke Kantor Pertanahan tetap wajib, dan jalur resminya dibahas di panduan cek sertifikat tanah online.

Untuk mengenali di halaman mana tiap nomor tercetak, lanjutkan ke panduan contoh sertifikat tanah. Untuk gambaran menyeluruh soal jenis hak dan kekuatan hukumnya, mulailah dari sertifikat tanah.