Contoh sertifikat tanah: isi tiap halaman, versi kertas dan versi elektronik
Contoh sertifikat tanah: dua bentuk yang sama-sama sah
Mencari contoh sertifikat tanah biasanya bukan karena ingin melihat gambarnya, melainkan karena ingin tahu apakah dokumen di tangan sendiri lengkap dan wajar. Karena itu yang paling berguna bukan foto satu lembar sertifikat milik orang lain, melainkan daftar bidang data yang seharusnya ada dan artinya masing-masing.
Dasar bentuknya sederhana. Pasal 178 ayat (1) Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 menyatakan untuk kepentingan pemegang hak atau pengelola tanah wakaf diterbitkan sertifikat hak atas tanah, Hak Pengelolaan, tanah wakaf, Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, dan Hak Tanggungan. Ayat (2) menyebut sertifikat dibuat dengan menggunakan daftar isian 206, 206A, 206B, atau 206C. Ayat (3) menyatakan cara pembuatan sertifikat sama seperti cara pembuatan buku tanah, dengan satu perbedaan penting: catatan yang bersifat sementara dan sudah dihapus tidak perlu dicantumkan.
Kekuatan pembuktiannya diatur Pasal 32 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997: sertifikat merupakan surat tanda bukti hak yang berlaku sebagai alat pembuktian yang kuat mengenai data fisik dan data yuridis yang termuat di dalamnya, sepanjang data itu sesuai dengan data yang ada dalam surat ukur dan buku tanah hak yang bersangkutan. Kata "sepanjang" itulah kunci seluruh pembahasan di bawah.
Halaman 1: jenis hak, nomor hak, dan wilayah
Pasal 164 ayat (2) merinci isian halaman pertama. Berikut transkrip lengkap bidang datanya.
- Jenis Hak dan Nomor Haknya. Misalnya Hak Milik Nomor 1234 atau Hak Guna Bangunan Nomor 567.
- Provinsi.
- Kabupaten atau Kotamadya.
- Kecamatan.
- Desa atau Kelurahan.
- Kantor Pertanahan Kabupaten atau Kotamadya yang menerbitkan.
- Nomor buku tanah, tersusun dari dua digit nomor kode provinsi, dua digit nomor kode kabupaten atau kotamadya, dua digit nomor kode kecamatan, dua digit nomor kode kelurahan, satu digit nomor kode jenis hak, dan lima digit nomor hak.
- Nomor urut dalam daftar isian 208 dan 307.
Kalau salah satu dari tujuh keterangan wilayah dan identitas itu tidak ada di dokumenmu, dokumen tersebut kemungkinan bukan sertifikat melainkan surat lain. Susunan tiap deret angka di atas dibahas terpisah di panduan nomor sertifikat tanah.
Halaman 2: sembilan ruang dari a sampai i
Halaman kedua adalah inti dokumen. Pasal 164 ayat (3) membaginya menjadi sembilan ruang. Berikut isian tiap ruang, ditulis lengkap supaya bisa kamu cocokkan baris demi baris.
| Ruang | Isian |
|---|---|
| a) | Jenis hak, nomor hak, dan tanggal berakhirnya hak |
| b) | Nomor Identifikasi Bidang Tanah (NIB) dan letak tanah |
| c) | Asal hak, dipilih dari lima alternatif: konversi, pemberian hak, pemecahan bidang, pemisahan bidang, atau penggabungan bidang |
| d) | Identitas dokumen yang menjadi dasar pendaftaran hak: nomor dan tanggal Berita Acara Pengesahan Data Fisik dan Data Yuridis bila hak berasal dari konversi; nomor dan tanggal Keputusan serta uang pemasukan yang dibayar bila hak berasal dari pemberian hak atas tanah Negara atau Hak Pengelolaan; nomor dan tanggal permohonan bila hak berasal dari pemecahan, pemisahan, atau penggabungan bidang |
| e) | Nomor Surat Ukur, tanggal Surat Ukur, dan luas bidang tanah |
| f) | Nama pemegang hak, ditulis sesuai nama dalam dokumen di ruang d dan dalam dokumen identitasnya, sedapat-dapatnya lengkap tidak disingkat termasuk gelar. Untuk pemegang hak perorangan ditambah tanggal, bulan, dan tahun kelahiran. Untuk pemegang hak badan hukum ditambah nomor dan tanggal akta pendirian |
| g) | Tanggal pembukuan hak, yaitu tanggal pembukuan dalam Daftar Penyelesaian Pekerjaan Pendaftaran Tanah (daftar isian 208), yang sama dengan tanggal penandatanganan buku tanah oleh Kepala Kantor Pertanahan pada pendaftaran sporadik atau oleh Ketua Panitia Ajudikasi pada pendaftaran sistematik |
| h) | Tanggal penerbitan sertifikat, yaitu tanggal ditandatanganinya sertifikat |
| i) | Nomor Daftar Isian Penyelesaian Pekerjaan (daftar isian 208) dan pembatasan-pembatasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 ayat (2) serta Pasal 90 ayat (2) |
Tiga hal yang sering terlewat saat membaca halaman ini. Pertama, ruang a memuat tanggal berakhirnya hak, dan pada Hak Guna Bangunan atau Hak Pakai berjangka waktu inilah tanggal yang menentukan sisa umur hakmu. Kedua, ruang g dan ruang h memuat dua tanggal berbeda: tanggal pembukuan hak dan tanggal penerbitan sertifikat. Keduanya bisa berjarak, dan yang menjadi titik awal perhitungan lima tahun pada Pasal 32 ayat (2) PP Nomor 24 Tahun 1997 adalah tanggal diterbitkannya sertifikat. Ketiga, ruang i memuat pembatasan yang melekat, jadi ruang yang terlihat sepi justru perlu diperiksa isinya.
Pasal 164 ayat (5) menambahkan bahwa pengisian buku tanah untuk tanah wakaf, Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, dan Hak Tanggungan disesuaikan dengan nama ruang atau kolom di dalamnya. Artinya sertifikat satuan rumah susun tidak akan sama persis susunannya dengan sertifikat tanah biasa.
Halaman perubahan: riwayat yang paling menentukan
Pasal 164 ayat (4) menyatakan halaman 3 dan 4 buku tanah adalah halaman perubahan, dipergunakan untuk mencatat perubahan yang terjadi baik terhadap data yuridis maupun data fisik bidang tanah, maupun mengenai status buku tanah dan hal lainnya. Yang termasuk di dalamnya antara lain peralihan hak, pembebanan hak, diletakkannya sita, diterbitkannya sertifikat pengganti, dinyatakannya buku tanah tidak berlaku lagi, dan pencatatan lainnya.
Halaman ini punya empat kolom, dan isian tiap kolom ditentukan sebagai berikut.
- Kolom kesatu, sebab perubahan. Diisi dengan peristiwa, perbuatan, atau dokumen yang menjadi dasar pencatatan, misalnya nomor dan tanggal keputusan, akta PPAT, atau risalah lelang.
- Kolom kedua. Diisi dengan daftar isian penting yang digunakan untuk melaksanakan perubahan.
- Kolom ketiga. Diisi dengan nama pemegang hak baru apabila terjadi peralihan hak, atau nama pemegang Hak Tanggungan atau hak lain yang membebani apabila terjadi pembebanan hak.
- Kolom keempat. Diisi dengan tanda tangan, nama, dan NIP Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk, serta Cap Dinas Kantor Pertanahan.
Dua aturan penulisan berikut membantumu menilai keaslian. Pasal 165 ayat (1) mewajibkan coretan yang bermaksud membetulkan kesalahan penulisan dibubuhi paraf pejabat yang berwenang. Ayat (4) menyatakan pencoretan nama pemegang hak dilakukan sedemikian rupa sehingga huruf yang dicoret masih tetap terbaca. Coretan tebal yang menutup nama sampai tidak terbaca bukan praktik yang diatur. Pasal 166 ayat (2) menyatakan setiap perubahan merupakan satu pos, dan tiap pos harus ditutup dengan garis lurus yang dibuat dengan tinta hitam.
Kalau di halaman perubahan tercatat peralihan hak, biaya dan prosesnya sendiri dibahas di panduan biaya balik nama sertifikat tanah.
Salinan surat ukur, bagian yang menggambar bidang tanahmu
Surat ukur adalah lembar terpisah yang menggambarkan bentuk dan ukuran bidang. Pasal 156 ayat (1) menyatakan untuk keperluan pendaftaran hak, setiap bidang tanah yang sudah dipetakan dalam peta pendaftaran dibuatkan surat ukur. Ayat (3) menyatakan surat ukur dibuat satu lembar dan untuk keperluan penerbitan sertifikat dibuatkan salinannya. Ayat (4) menyatakan surat ukur ditandatangani oleh Kepala Seksi Pengukuran dan Pendaftaran Tanah atau pejabat yang ditunjuk.
Bentuknya diatur Pasal 157. Ayat (1) menyatakan surat ukur dibuat dengan menggunakan daftar isian 207 menurut data fisik dalam peta pendaftaran atau hasil pengukuran bidang tanah. Ayat (5) menyatakan surat ukur dibuat dengan skala yang disesuaikan dengan ruang gambar yang tersedia, jadi skala pada satu surat ukur tidak harus sama dengan surat ukur lain.
Nomornya punya format tersendiri. Pasal 158 menyatakan nomor surat ukur terdiri dari nomor menurut urutan waktu dibuatnya untuk masing-masing desa, nama desa letak tanah, dan tahun pembuatannya, yang dipisahkan dengan garis miring.
Yang perlu kamu cocokkan pada bagian ini: luas yang tertulis di surat ukur harus sama dengan luas di ruang e halaman 2, dan NIB pada surat ukur harus sama dengan NIB di ruang b. Kalau berbeda, jangan lanjutkan transaksi sebelum diklarifikasi ke Kantor Pertanahan lewat jalur yang dijelaskan di panduan cek sertifikat tanah online.
Contoh sertifikat tanah elektronik dan 15 unsurnya
Untuk contoh sertifikat tanah elektronik, acuan resminya adalah Lampiran I Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah, yang berlaku sejak 20 Juni 2023. Lampiran itu memuat keterangan bentuk Sertipikat Elektronik dengan lima belas unsur bernomor. Berikut transkrip lengkapnya.
| Nomor | Unsur | Keterangan resmi |
|---|---|---|
| 1 | Lambang Garuda dan nama lembaga | Lambang Garuda diletakkan di tengah, diikuti penulisan nama Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia |
| 2 | Keterangan edisi | Keterangan mengenai edisi Sertipikat-el dan keterangan mengenai kegiatan pelayanan pertanahan |
| 3 | Kode Sertipikat-el | Nomor yang dihasilkan oleh sistem secara acak |
| 4 | Isian jenis hak | Diisi sesuai hak yang dibukukan: hak milik, hak guna bangunan, hak pakai, hak guna usaha, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun, atau tanah wakaf |
| 5 | Isian Nomor Identifikasi Bidang | NIB bidang tanah yang bersangkutan |
| 6 | Kalimat pendahuluan | Diisi sesuai jenis hak, dan untuk hak yang berjangka waktu ditambahkan jangka waktu hak atas tanahnya |
| 7 | Tanda tangan elektronik | Diisi tanda tangan elektronik, nama, dan nomor induk pegawai Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang berwenang mengesahkan |
| 8 | Isian pemegang hak | Nama sesuai dokumen identitas, akta pendirian badan hukum, atau nama instansi pemerintah. Untuk perorangan sedapat-dapatnya lengkap tidak disingkat termasuk gelar, dilengkapi keterangan nilai bagian yang dipunyainya. Untuk kepemilikan bersama dilengkapi nilai bagian masing-masing sesuai permohonan, atau dibagi rata bila tidak ada |
| 9 | Isian bidang tanah | Diisi sesuai letak tanah: jalan, nomor, RT dan RW, desa atau kelurahan, kecamatan, kabupaten atau kota, provinsi, dan luas tanah |
| 10 | Batasan dan kewajiban | Diisi pembatasan dan kewajiban penerima hak yang bersifat individual dan melekat pada hak tersebut |
| 11 | Catatan pendaftaran | Baris pertama untuk mencatat identitas dokumen yang menjadi dasar pendaftaran hak, baris kedua dan berikutnya untuk mencatat apabila terjadi perubahan data yuridis |
| 12 | Nomor kode blanko | Nomor yang melekat pada cetakan blanko |
| 13 | Letak bidang tanah | Menguraikan lokasi bidang tanah dengan keterangan luas sesuai hasil pada saat pengukuran. Gambar letaknya menggunakan layanan open street map dengan skala dan sistem koordinat yang berbeda, sehingga dapat terjadi pergeseran letak pada peta |
| 14 | Catatan disclaimer | Peringatan resmi pada dokumen, termasuk larangan penyebaran kepada pihak yang tidak berkepentingan dan ancaman pidana atas pemalsuan |
| 15 | QR code | Kode berisi data terenkripsi yang digunakan untuk mengakses informasi langsung tanda bukti hak menggunakan aplikasi yang disediakan Kementerian |
Beberapa ketentuan pendukung membuat contoh di atas lebih mudah dipahami. Pasal 17 ayat (2) menyatakan Sertipikat-el diterbitkan dalam bentuk dokumen elektronik dan disahkan dengan tanda tangan elektronik oleh pejabat yang berwenang, sedangkan ayat (3) menyatakan dokumen itu berlaku efektif setelah ditandatangani secara elektronik. Pasal 20 ayat (2) menyatakan salinan resmi Sertipikat-el dicetak menggunakan kertas dengan spesifikasi khusus melalui sistem elektronik di Kantor Pertanahan atau tempat lain yang ditunjuk Kementerian. Pasal 20 ayat (4) menyatakan Sertipikat-el dilengkapi QR code untuk memastikan keaslian dan menampilkan status dokumen.
Catatan pada Lampiran I juga menyatakan bahwa untuk mencegah pemalsuan atas hasil cetak Sertipikat-el, halaman pertamanya mempunyai nomor seri blanko yang tercatat dalam sistem elektronik, dan bahwa Sertipikat-el yang dicetak menggunakan kertas spesifikasi khusus yang disediakan Kementerian berfungsi sebagai salinan resmi dokumen elektronik.
Proses dan tahapan konversinya dibahas terpisah di panduan sertifikat tanah elektronik, sedangkan peta aturan yang berlaku ada di sertifikat tanah terbaru.
Mencocokkan contoh dengan dokumen aslimu
Enam pemeriksaan berikut bisa kamu jalankan hanya dengan dokumen di tangan, sebelum melangkah ke pengecekan resmi.
Satu, cocokkan jenis hak di halaman 1 dengan ruang a halaman 2. Keduanya harus menyebut jenis dan nomor hak yang sama persis.
Dua, cocokkan luas di ruang e dengan luas di salinan surat ukur. Angka yang berbeda berarti ada dokumen yang tidak diperbarui.
Tiga, cocokkan NIB di ruang b dengan NIB pada surat ukur. NIB unik untuk setiap bidang tanah di seluruh Indonesia, jadi tidak boleh ada dua versi.
Empat, periksa nama di ruang f terhadap kartu identitas penjual. Ejaan lengkap termasuk gelar memang diwajibkan, jadi selisih ejaan perlu dijelaskan lebih dulu, bukan diabaikan.
Lima, baca halaman perubahan sampai pos terakhir. Pastikan setiap pos ditutup garis dan setiap coretan berparaf.
Enam, hitung tanggal berakhirnya hak di ruang a kalau haknya berjangka waktu, lalu bandingkan dengan rencana kepemilikanmu. Perbedaan antar jenis hak dan jangka waktunya dibahas di panduan SHM adalah, sementara gambaran menyeluruh tentang dokumen ini ada di sertifikat tanah.
Setelah dokumennya kamu nilai wajar, barulah hitung sisi angkanya. Kalau pembelian akan memakai kredit, uji dulu kemampuan cicilan di simulasi KPR dan siapkan pos biaya di luar harga tanah lewat rincian biaya beli rumah.
Pertanyaan umum
Ada berapa halaman dalam contoh sertifikat tanah? +
Empat halaman, ditambah salinan surat ukur. Pasal 164 ayat (1) PMNA/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 menyatakan buku tanah terdiri dari empat halaman, dan Pasal 178 ayat (3) menyatakan cara pembuatan sertifikat sama seperti pembuatan buku tanah. Halaman 1 memuat identitas hak dan wilayah, halaman 2 memuat sembilan ruang data, halaman 3 dan 4 adalah halaman perubahan.
Apa saja isi halaman 2 sertifikat tanah? +
Sembilan ruang dari a sampai i, berisi jenis dan nomor hak beserta tanggal berakhirnya, NIB dan letak tanah, asal hak, dokumen dasar pendaftaran, nomor dan tanggal surat ukur beserta luas, nama pemegang hak, tanggal pembukuan hak, tanggal penerbitan sertifikat, serta nomor daftar isian penyelesaian pekerjaan dan pembatasan yang melekat.
Seperti apa contoh sertifikat tanah elektronik? +
Sertipikat-el memuat lima belas unsur menurut Lampiran I Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023, mulai dari lambang Garuda dan nama lembaga, keterangan edisi, kode Sertipikat-el, jenis hak, NIB, kalimat pendahuluan, tanda tangan elektronik, pemegang hak, bidang tanah, batasan dan kewajiban, catatan pendaftaran, nomor kode blanko, letak bidang tanah, catatan disclaimer, sampai QR code.
Kenapa sertifikat saya terlihat lebih bersih daripada catatan di Kantor Pertanahan? +
Karena Pasal 178 ayat (3) PMNA/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 menyatakan catatan yang bersifat sementara dan sudah dihapus tidak perlu dicantumkan pada sertifikat. Buku tanah di Kantor Pertanahan tetap menyimpan riwayatnya, sehingga membaca sertifikat saja tidak menggantikan pengecekan resmi.
Halaman mana yang paling penting diperiksa sebelum membeli tanah? +
Halaman perubahan, yaitu halaman 3 dan 4. Menurut Pasal 164 ayat (4) PMNA/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997, di halaman itulah dicatat peralihan hak, pembebanan hak, diletakkannya sita, diterbitkannya sertifikat pengganti, dan pernyataan bahwa buku tanah tidak berlaku lagi.
Apakah hasil cetak sertifikat elektronik sama kuatnya dengan data di sistem? +
Tidak. Pasal 21 ayat (2) Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 menyatakan apabila terdapat perbedaan data pada hasil cetak Sertipikat-el dengan data pada Pangkalan Data Kementerian, data yang berlaku adalah data pada pangkalan data. Hasil cetak berstatus salinan resmi, bukan dokumen aslinya.
Apakah luas tanah pada sertifikat bisa berubah? +
Bisa, dan hal itu diakui dokumen resminya sendiri. Catatan pada Lampiran I Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 menyatakan luas yang tertera sesuai dengan hasil pada saat pengukuran dan dapat berubah apabila dilakukan pengukuran ulang. Karena itu luas di ruang e dan luas di surat ukur wajib dicocokkan.
- PMNA/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 24 Tahun 1997 - Naskah resmi di JDIH ATR/BPN. Pasal 156, 157, 158, 164, 165, 166, dan 178 tentang isi buku tanah, sertifikat, dan surat ukur.
- Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 - Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah. Pasal 17, 20, dan 21 serta Lampiran I yang memuat 15 unsur Sertipikat-el. Berlaku 20 Juni 2023.
- PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah - Pasal 31 tentang penerbitan sertifikat dan Pasal 32 tentang kekuatan pembuktiannya.
- Permen ATR/Kepala BPN Nomor 16 Tahun 2021 - Perubahan Ketiga atas PMNA/KBPN Nomor 3 Tahun 1997, mengubah Pasal 23 sehingga NIB menjadi 14 digit.
- JDIH Kementerian ATR/BPN - Portal resmi dokumentasi dan informasi hukum Kementerian ATR/BPN.