Sertifikat tanah hilang: lapor polisi, sumpah, dan terbit sertifikat pengganti

Sertifikat tanah hilang, tapi hak kamu tidak ikut hilang

Kepanikan pertama yang muncul saat sertifikat tanah hilang biasanya keliru arah. Yang lenyap adalah lembar dokumennya, bukan haknya. Data hak atas tanah kamu tersimpan di buku tanah dan surat ukur milik Kantor Pertanahan, dan sertifikat yang kamu pegang hanyalah salinan resmi dari data itu.

Pasal 32 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah menyatakan sertifikat merupakan surat tanda bukti hak yang berlaku sebagai alat pembuktian yang kuat mengenai data fisik dan data yuridis yang termuat di dalamnya, sepanjang data itu sesuai dengan data yang ada dalam surat ukur dan buku tanah hak yang bersangkutan. Perhatikan anak kalimat terakhirnya. Sumber kebenarannya ada di buku tanah, dan buku tanah itu tetap utuh di kantor meski dokumenmu terbakar, hanyut, atau raib dari lemari.

Karena itu jalur yang benar bukan mendaftarkan tanah dari awal seperti dalam panduan cara mengurus sertifikat tanah untuk bidang yang belum pernah terdaftar. Yang kamu ajukan adalah permohonan sertifikat pengganti. Pasal 57 ayat (1) PP Nomor 24 Tahun 1997 menyebut atas permohonan pemegang hak diterbitkan sertifikat baru sebagai pengganti sertifikat yang rusak, hilang, masih menggunakan blanko sertifikat yang tidak digunakan lagi, atau yang tidak diserahkan kepada pembeli lelang dalam suatu lelang eksekusi.

Satu pertanyaan yang wajar muncul: apakah aturan tahun 1997 ini masih berlaku setelah terbit Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2021 yang mengubah PP Nomor 24 Tahun 1997? Naskah resmi PP Nomor 18 Tahun 2021 sepanjang 99 halaman tidak memuat ketentuan tentang sertifikat pengganti maupun sertifikat yang hilang. Yang diubahnya adalah bagian lain, misalnya jangka waktu pengumuman data fisik dan data yuridis pada pendaftaran pertama kali. Jadi Pasal 57 sampai Pasal 59 PP Nomor 24 Tahun 1997 tetap menjadi rujukan untuk kasus kehilangan.

Perlu dibedakan juga dari kasus lain yang mirip. Kalau sertifikatmu masih ada tetapi rusak atau blankonya model lama, Pasal 58 mengatur sertifikat yang lama ditahan dan dimusnahkan saat penggantian, dan prosesnya tidak memakai sumpah maupun pengumuman koran. Ringkasnya, jalur hilang jauh lebih panjang karena negara perlu memastikan dokumen lama itu tidak sedang dipegang atau dipakai pihak lain.

Berkas yang diminta loket Kantor Pertanahan

Daftar persyaratan pelayanan sertifikat pengganti karena hilang tercantum dalam Lampiran Peraturan Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan, butir 10 huruf b. Isinya konkret dan bisa kamu siapkan sendiri tanpa perantara.

• Formulir permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon atau kuasanya di atas meterai cukup.
• Surat kuasa apabila pengurusan dikuasakan kepada orang lain.
• Fotokopi identitas pemohon berupa KTP dan Kartu Keluarga, serta identitas penerima kuasa bila dikuasakan, yang dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket.
• Fotokopi akta pendirian dan pengesahan badan hukum yang dicocokkan dengan aslinya, khusus bagi pemohon berbentuk badan hukum.
• Fotokopi sertifikat, jika kamu masih menyimpan salinannya.
• Surat pernyataan di bawah sumpah oleh pemegang hak atau pihak yang menghilangkan.
• Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian setempat.

Lampiran yang sama menyebut formulir permohonannya memuat identitas diri, luas, letak dan penggunaan tanah yang dimohon, pernyataan tanah tidak sengketa dan tanpa perubahan fisik, pernyataan tanah dikuasai secara fisik, serta pengumuman di surat kabar. Empat pernyataan itu bukan formalitas. Kalau ternyata tanahnya sedang disengketakan atau batasnya berubah, berkasmu akan tertahan di tahap penelitian.

Kalau kamu tidak ingat nomor hak dan nomor surat ukurnya, jangan menebak di formulir. Nomor pada dokumen pertanahan punya struktur tersendiri yang dijelaskan di panduan nomor sertifikat tanah, dan Kantor Pertanahan dapat menelusurinya dari data letak bidang serta identitas pemegang hak. Kekeliruan menuliskan nomor justru memperlambat pencarian buku tanahnya.

Alur dari loket sampai sertifikat pengganti terbit

Rangkaian tahapannya diatur cukup rinci dalam Pasal 59 PP Nomor 24 Tahun 1997, dan tidak ada tahap yang bisa dilewati atau dipercepat dengan pembayaran tambahan.

1. Pengajuan berkas dan pengambilan sumpah. Pasal 59 ayat (1) menyatakan permohonan penggantian sertifikat yang hilang harus disertai pernyataan di bawah sumpah dari yang bersangkutan di hadapan Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk mengenai hilangnya sertifikat hak yang bersangkutan. Sumpah ini dilakukan sendiri oleh pemegang hak atau ahli warisnya, sehingga kehadiranmu tidak bisa sepenuhnya diwakilkan.
2. Pengumuman di surat kabar. Ayat (2) menetapkan penerbitan sertifikat pengganti didahului dengan pengumuman satu kali dalam salah satu surat kabar harian setempat atas biaya pemohon. Tujuannya memberi kesempatan kepada siapa pun yang merasa berkepentingan untuk menyanggah.
3. Masa tunggu 30 hari. Ayat (3) menyebut jika dalam jangka waktu 30 hari sejak hari pengumuman tidak ada yang mengajukan keberatan, atau ada keberatan tetapi menurut pertimbangan Kepala Kantor Pertanahan keberatan itu tidak beralasan, diterbitkan sertifikat baru.
4. Penolakan bila keberatan beralasan. Ayat (4) memberi kewenangan kepada Kepala Kantor Pertanahan untuk menolak penerbitan sertifikat pengganti apabila keberatan yang diajukan dianggap beralasan. Ini pengaman yang melindungi pemilik sah dari pemohon yang tidak berhak.
5. Berita acara. Ayat (5) mewajibkan dibuatkan berita acara oleh Kepala Kantor Pertanahan mengenai dilakukannya pengumuman serta penerbitan atau penolakan penerbitan sertifikat baru.
6. Penyerahan dokumen. Ayat (6) menegaskan sertifikat pengganti diserahkan kepada pihak yang memohon diterbitkannya sertifikat tersebut atau orang lain yang diberi kuasa untuk menerimanya. Pasal 57 ayat (4) menambahkan penggantian itu dicatat pada buku tanah yang bersangkutan.

Ada satu tahap tambahan yang sering tidak terduga. Pasal 139 Peraturan Menteri Negara Agraria Nomor 3 Tahun 1997, sebagaimana diubah oleh Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 16 Tahun 2021, mengatur bahwa dalam rangka penerbitan sertifikat pengganti, apabila ditemukan perubahan batas bidang tanah yang mengakibatkan perubahan bentuk atau letak batas, dilakukan penetapan batas dan pengukuran kembali dengan nomor hak tidak diubah. Kalau batasnya tidak berubah tetapi tanda batas tidak terpasang atau hilang, dapat dilakukan pengukuran dengan pengembalian batas sepanjang muatan data dalam gambar ukur sesuai keadaan semula.

Artinya, kalau selama ini patok batasmu hilang atau pagar bergeser, siapkan diri untuk agenda pengukuran ulang. Pasang kembali tanda batas dan pastikan pemilik tanah yang berbatasan bersedia hadir, persis seperti disiplin yang berlaku pada pendaftaran pertama kali.

Untuk daerah tertentu, Pasal 59 ayat (7) memberi ruang kepada Menteri menentukan cara dan tempat pengumuman yang berbeda dari surat kabar harian. Jadi jangan heran kalau petugas di wilayahmu mengarahkan pengumuman ke kanal lain yang ditunjuk.

Biaya resmi dan komponen yang membentuknya

Tarif layanan pertanahan adalah Penerimaan Negara Bukan Pajak yang angkanya terbuka. Lampiran Peraturan Pemerintah Nomor 128 Tahun 2015 memuat dua baris yang relevan untuk kasus kehilangan.

Dua baris itu adalah tarif negara yang disetor lewat kode billing resmi, bukan uang yang diserahkan langsung ke petugas. Di luar keduanya, ada satu pengeluaran yang memang menjadi beban pemohon menurut Pasal 59 ayat (2) PP Nomor 24 Tahun 1997, yaitu biaya pemasangan pengumuman di surat kabar harian setempat. Besarannya mengikuti tarif iklan media yang bersangkutan, bukan tarif pemerintah, sehingga bisa berbeda jauh antarkota.

Kalau ternyata dibutuhkan pengukuran kembali karena batas berubah, akan muncul komponen pelayanan pengukuran yang perhitungannya mengikuti rumus dalam PP Nomor 128 Tahun 2015. Rincian cara kerja rumus itu dan contoh perhitungannya sudah dibahas di panduan biaya pembuatan sertifikat tanah.

Berapa lama prosesnya sampai dokumen di tangan

Lampiran Peraturan Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2010 mencantumkan waktu penyelesaian 40 hari untuk pelayanan sertifikat pengganti karena hilang. Sebagai pembanding, layanan sertifikat pengganti karena blanko lama dipatok 19 hari. Selisihnya berasal dari tahapan sumpah, pengumuman, dan masa tunggu keberatan yang hanya ada pada kasus kehilangan.

Angka 40 hari itu standar pelayanan, bukan janji tanggal terbit. Dalam praktik, hitungan mundurnya baru benar-benar berjalan setelah berkasmu dinyatakan lengkap, sumpah selesai diambil, dan pengumuman terbit. Beberapa hal yang secara wajar memperpanjang durasinya:

• Jadwal pengambilan sumpah menyesuaikan ketersediaan Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk.
• Antrean pemasangan iklan pengumuman di surat kabar harian setempat.
• Masa tunggu 30 hari kalender yang tidak bisa dipercepat, karena itu perintah Pasal 59 ayat (3).
• Adanya keberatan yang perlu diteliti Kepala Kantor Pertanahan sebelum diputus beralasan atau tidak.
• Kebutuhan pengukuran ulang bila ditemukan perubahan batas bidang tanah.

Kalau pemegang haknya sudah meninggal dan permohonan diajukan ahli waris, tambahkan waktu untuk melengkapi surat tanda bukti sebagai ahli waris. Perkara waris punya seluk beluk tersendiri yang dibahas terpisah, termasuk siapa saja yang harus ikut menandatangani.

Menjaga risiko selama dokumen belum terbit

Selama sertifikat asli beredar entah di mana, kekhawatiran yang masuk akal adalah dokumen itu dipakai orang lain untuk transaksi. Ada beberapa langkah yang bisa kamu ambil, dan semuanya bersandar pada kenyataan bahwa Kantor Pertanahan memegang data pembandingnya.

Pertama, laporkan kehilangan ke kepolisian sesegera mungkin. Selain menjadi syarat berkas, surat tanda lapor itu menjadi catatan waktu bahwa sejak tanggal tertentu dokumen tersebut tidak lagi berada dalam penguasaanmu.

Kedua, sampaikan kehilangan itu ke Kantor Pertanahan tempat bidang tanahmu terdaftar pada kesempatan pertama, tidak menunggu berkas lengkap. Lampiran PP Nomor 128 Tahun 2015 mencantumkan layanan Pelayanan Pencatatan Pemblokiran dengan tarif Rp 50.000 per bidang. Tanyakan langsung ke loket apakah situasimu memenuhi syarat pencatatan itu, karena penerapannya tunduk pada ketentuan dan pertimbangan Kantor Pertanahan.

Ketiga, pantau status bidang tanahmu lewat kanal resmi. Cara memeriksanya beserta batas keandalannya dirangkum di panduan cek sertifikat tanah online. Perlu dicatat, pengecekan mandiri bersifat indikatif dan tidak menggantikan pengecekan resmi ke Kantor Pertanahan yang dilakukan menjelang transaksi.

Yang perlu ditegaskan, penerbitan sertifikat pengganti membuat sertifikat lama tidak lagi berlaku dan penggantiannya dicatat pada buku tanah. Pihak yang membeli tanah dengan berpegang pada dokumen lama tanpa memeriksa ke Kantor Pertanahan menanggung risikonya sendiri, karena data yang mengikat adalah data di buku tanah.

Kekeliruan yang sering terjadi dan cara menghindarinya

Mengira harus mendaftarkan tanah dari nol. Ini kekeliruan yang paling mahal, karena membuat orang menyiapkan berkas riwayat tanah dan alas hak lama yang sebenarnya tidak diperlukan. Untuk bidang yang sudah bersertifikat, jalurnya adalah sertifikat pengganti berdasarkan Pasal 57 PP Nomor 24 Tahun 1997.

Mengira lapor polisi sudah cukup. Surat tanda lapor kehilangan hanya satu dari tujuh lampiran. Tanpa permohonan ke Kantor Pertanahan, sumpah, dan pengumuman, tidak ada dokumen pengganti yang terbit.

Menguasakan seluruh proses kepada perantara. Pernyataan di bawah sumpah dalam Pasal 59 ayat (1) melekat pada pihak yang kehilangan, sehingga proses ini tidak bisa sepenuhnya dititipkan. Menyerahkan seluruh urusan ke perantara juga membuka celah tambahan biaya tanpa dasar peraturan.

Menunda karena merasa tidak sedang butuh. Selama dokumen belum terbit, kamu tidak bisa menjaminkan, memecah, atau memindahkan hak. Pemecahan bidang misalnya menuntut sertifikat asli sejak awal berkas, seperti diuraikan di panduan pecah sertifikat tanah.

Tidak memeriksa keadaan batas sebelum mengajukan. Karena Pasal 139 memungkinkan pengukuran kembali saat ditemukan perubahan batas, memeriksa dan memasang ulang tanda batas sebelum berkas masuk akan mencegah bolak balik yang tidak perlu.

Terakhir, perlakukan sertifikat pengganti seperti dokumen aslinya. Bentuk dan bagian bagiannya sama dengan sertifikat pada umumnya, dan bisa kamu bandingkan dengan uraian di panduan contoh sertifikat tanah. Simpan salinan digital seluruh halaman sebagai cadangan, dan catat nomor haknya di tempat terpisah supaya kejadian yang sama tidak berulang.